Regulamin Sprzedaży i Świadczenia Usług Cyfrowych PhysioNotes

1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady: a) zawierania i wykonywania umów sprzedaży licencji oraz subskrypcji na oprogramowanie komputerowe PhysioNotes, b) świadczenia usług drogą elektroniczną przez Sprzedawcę na rzecz Klientów za pośrednictwem Serwisu internetowego, c) prawa i obowiązki Sprzedawcy oraz Klientów, w tym uprawnienia z tytułu ustawowej zgodności treści i usług cyfrowych z umową oraz prawo odstąpienia od umowy. 2. Sprzedawcą oraz Usługodawcą jest: Jakub Dyrszka Adres do korespondencji i doręczeń: ul. Szuwarków 24, 43-100 Tychy, Polska E-mail: contact@jakubdyrszka.dev | Tel: +48 504 345 289. 3. Regulamin skierowany jest do Konsumentów, Przedsiębiorców na prawach konsumenta oraz Przedsiębiorców (w szczególności fizjoterapeutów i podmiotów leczniczych). 4. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie, odtworzenie, utrwalenie oraz wydrukowanie.

• Aplikacja / Oprogramowanie / PhysioNotes – program komputerowy w wersji desktopowej o nazwie PhysioNotes (w tym PhysioNotes V2.0 lub nowsze), do którego autorskie prawa majątkowe posiada Sprzedawca. • Cena – wartość brutto w PLN (z uwzględnieniem podatku VAT, o ile ma zastosowanie), należna za Licencję lub Subskrypcję. • Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce. • Klient / Użytkownik – podmiot zawierający Umowę ze Sprzedawcą lub korzystający z usług elektronicznych. • Konsument – osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą/zawodową (art. 22¹ k.c.). • Przedsiębiorca na prawach konsumenta – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, gdy umowa nie posiada dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ k.c., art. 7aa Ustawy o prawach konsumenta). • Przedsiębiorca – podmiot prowadzący działalność gospodarczą we własnym imieniu, niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta. • Serwis – serwis internetowy jakubdyrszka.dev (w tym podstrony PhysioNotes) służący do prezentacji programu, składania Zamówień i obsługi licencji. • Zamówienie – oświadczenie woli Klienta zmierzające bezpośrednio do zawarcia Umowy sprzedaży. • Konto / Panel Użytkownika – usługa cyfrowa umożliwiająca zarządzanie licencjami i pobieranie instalatorów. • Klucz Licencyjny / Licencja – uprawnienie do korzystania z Oprogramowania na zasadach określonych w Regulaminie. • Subskrypcja – model sprzedaży prawa do korzystania z Oprogramowania i usług cyfrowych na oznaczony czas (miesiąc lub rok), odnawialny automatycznie. • Treść cyfrowa – dane dostarczane w postaci cyfrowej (instalatory, klucze, szablony). • Usługa cyfrowa – usługa pozwalająca na dostęp do danych lub zarządzanie licencjami drogą elektroniczną.

1. Charakterystyka oprogramowania: PhysioNotes jest oprogramowaniem desktopowym (instalowanym lokalnie na stacji roboczej Użytkownika), stworzonym do wspomagania czynności organizacyjnych, administracyjnych i dokumentacyjnych gabinetu fizjoterapeutycznego. Oprogramowanie służy do: a) organizacji pracy gabinetu fizjoterapeutycznego i kalendarza wizyt, b) tworzenia, redagowania i systematyzowania wpisów dotyczących przebiegu wizyt pacjentów, c) wspierania procesu sporządzania dokumentacji zabiegowej oraz zaleceń dla pacjenta, d) generowania i eksportu podsumowań oraz kart badania do formatów przenośnych (np. PDF), e) ułatwiania edycji wpisów za pomocą zintegrowanych słowników referencyjnych (w tym kodów ICD-10 PL) i edytowalnych szablonów wywiadu. 2. Zastrzeżenie prawne dotyczące dokumentacji medycznej: PhysioNotes stanowi informatyczne narzędzie wspomagające pracę Użytkownika. Oprogramowanie nie zastępuje obowiązków Użytkownika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa dotyczących zasad, formy, zabezpieczenia, autoryzacji, integralności oraz ustawowych okresów przechowywania i archiwizacji dokumentacji medycznej (w tym Elektronicznej Dokumentacji Medycznej – EDM). Wyłączna odpowiedzialność spoczywa na Użytkowniku.

1. Przeznaczenie oprogramowania: PhysioNotes jest oprogramowaniem przeznaczonym do wspomagania czynności organizacyjnych, administracyjnych i dokumentacyjnych związanych z prowadzeniem gabinetu fizjoterapeutycznego. Oprogramowanie nie jest przeznaczone do samodzielnego diagnozowania, podejmowania decyzji klinicznych lub terapeutycznych, monitorowania parametrów fizjologicznych ani sterowania urządzeniami medycznymi. 2. Wyłączenie funkcji wyrobu medycznego: Na podstawie określonego powyżej przeznaczenia oraz funkcjonalności Oprogramowania Sprzedawca nie przeznacza PhysioNotes do pełnienia funkcji wyrobu medycznego w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/745 z dnia 5 kwietnia 2017 r. w sprawie wyrobów medycznych (MDR). 3. Charakter materiałów pomocniczych: Wszelkie szablony, słowniki (w tym kody ICD-10), skale oraz inne materiały referencyjne dostępne w Oprogramowaniu mają charakter wyłącznie informacyjny i redakcyjny oraz nie stanowią automatycznie generowanych rekomendacji diagnostycznych ani terapeutycznych. 4. Wyłączna odpowiedzialność kliniczna i zawodowa Użytkownika: PhysioNotes jest narzędziem informatycznym wspomagającym pracę Użytkownika. Ostateczna decyzja dotycząca rozpoznania, sposobu prowadzenia dokumentacji, przebiegu terapii, kwalifikacji do zabiegów, doboru ćwiczeń, wykluczenia przeciwwskazań, zaleceń oraz innych czynności związanych ze świadczeniem usług zdrowotnych należy wyłącznie do Użytkownika.

1. Minimalne wymagania techniczne Środowiska cyfrowego Klienta: • Urządzenie: komputer stacjonarny lub przenośny (PC / Mac) wyposażony w procesor wielordzeniowy (64-bit x64 lub Apple Silicon). • Pamięć RAM: minimum 4 GB pamięci operacyjnej (zalecane 8 GB). • Miejsce na dysku: minimum 500 MB na instalację oraz dodatkowe miejsce na rosnącą lokalną bazę danych. • Obsługiwane systemy operacyjne: - Microsoft Windows 10 (64-bit x64) / Windows 11 (64-bit x64) lub nowszy, - Apple macOS (wersja 12 Monterey lub nowsza; architektura Intel x64 lub Apple Silicon ARM64). • Połączenie sieciowe: dostęp do Internetu (TLS/HTTPS) – wymagany jednorazowo do aktywacji licencji oraz okresowo do weryfikacji subskrypcji i aktualizacji. Codzienna praca z bazą pacjentów odbywa się całkowicie offline. • Poczta elektroniczna: aktywne konto e-mail niezbędne do otrzymania klucza i powiadomień. • Czytnik plików PDF w celu odczytu wygenerowanych raportów. 2. Sprzedawca nie gwarantuje działania Oprogramowania na urządzeniach mobilnych (smartfony/tablety) ani w emulatorach bez akceleracji sprzętowej.

1. Sprzedawca świadczy nieodpłatnie usługi prowadzenia Konta w Serwisie, formularza Zamówienia oraz weryfikacji licencji. 2. Rejestracja jest dobrowolna i następuje poprzez formularz w Serwisie oraz akceptację Regulaminu. 3. Umowa o prowadzenie Konta zawierana jest na czas nieoznaczony i może zostać wypowiedziana przez Klienta w każdym czasie bez opłat poprzez żądanie wysłane na contact@jakubdyrszka.dev. Usunięcie następuje w terminie do 14 Dni roboczych. 4. Klient zobowiązany jest do ochrony hasła przed dostępem osób nieuprawnionych.

1. Udzielenie licencji: Z chwilą zawarcia Umowy i opłacenia Ceny Sprzedawca udziela Klientowi niewyłącznej, ograniczonej, czasowej (na okres trwania Subskrypcji) i nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z PhysioNotes zgodnie z przeznaczeniem. 2. Stanowiska: Licencja uprawnia do korzystania na liczbie stanowisk określonej w zakupionym planie (domyślnie: 1 stanowisko). Przeniesienie licencji na inne urządzenie wymaga uprzedniej dezaktywacji na starym urządzeniu. 3. Ograniczenia: Zakaz odsprzedaży, sublicencjonowania, publicznego udostępniania klucza, inżynierii wstecznej (poza bezwzględnie obowiązującymi wyjątkami prawnymi dla interoperacyjności) oraz usuwania oznaczeń praw autorskich. 4. Skutki wygaśnięcia licencji: Wygaśnięcie licencji powoduje zablokowanie funkcji dodawania nowych wizyt i pacjentów. Wygaśnięcie licencji nie powoduje usunięcia lokalnego pliku bazy danych zapisanego na urządzeniu Użytkownika – Użytkownik zachowuje dostęp do zgromadzonych wcześniej lokalnych danych w zakresie technicznym umożliwionym przez architekturę bazy danych i Oprogramowanie.

1. Oprogramowanie oferowane jest w planach czasowych (Plan 30 dni / miesięczny, Plan 365 dni / roczny). Ceny podawane w Serwisie są cenami brutto w PLN. 2. Okres dostępu i brak automatycznego obciążania: Płatność za Licencję i usługi cyfrowe w Serwisie ma charakter jednorazowej opłaty za oznaczony czas korzystania (30 dni lub 365 dni). Płatności realizowane za pośrednictwem operatora HotPay nie podlegają automatycznemu odnowieniu w tle (brak cyklicznego obciążania karty bez wiedzy Klienta). 3. Przedłużenie i wygaśnięcie: Przedłużenie dostępu na kolejny okres następuje poprzez ponowne opłacenie wybranego planu w Serwisie. Po upływie opłaconego okresu Klient nie ponosi żadnych ukrytych kosztów, a aplikacja umożliwia dalszy wgląd w dotychczas utworzoną dokumentację w trybie odczytu. 4. Obsługa płatności: Płatności elektroniczne są obsługiwane przez zewnętrznego operatora płatności HotPay (ePłatności sp. z o.o. sp. k., ul. 27 Stycznia 9, 34-120 Andrychów). 5. Zawarcie Umowy: Zawarcie Umowy następuje po prawidłowym złożeniu Zamówienia przez Klienta w Serwisie oraz potwierdzeniu jego przyjęcia przez Sprzedawcę. 6. Dokumenty sprzedaży: Na życzenie Klienta Sprzedawca wystawia dokument sprzedaży zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, przesyłany drogą elektroniczną.

1. Przedmiotem świadczenia są Treści i Usługi cyfrowe (instalator oprogramowania, klucz/uprawnienie licencyjne). 2. Sprzedawca udostępnia licencję niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności (co do zasady natychmiast drogą elektroniczną) w Panelu Użytkownika lub na adres e-mail. 3. Świadczenie uważa się za spełnione w chwili uzyskania dostępu do licencji/konta przez Klienta. 4. W przypadku problemów technicznych z aktywacją Sprzedawca zapewnia pomoc techniczną pod adresem contact@jakubdyrszka.dev.

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 14 dni bez podawania przyczyny, z zastrzeżeniem ustawowych zasad dotyczących treści i usług cyfrowych. 2. Żądanie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia: Podczas składania Zamówienia Klient może wyrazić żądanie natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia usługi i udostępnienia licencji przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od umowy. 3. Skutki rozpoczęcia świadczenia: W przypadku pełnego wykonania usługi lub dostarczenia treści cyfrowej za uprzednią zgodą Klienta, prawo odstąpienia podlega ograniczeniom wynikającym z art. 35 oraz art. 38 pkt 13 Ustawy o prawach konsumenta. 4. Oświadczenie o odstąpieniu można złożyć na adres contact@jakubdyrszka.dev lub listownie (ul. Szuwarków 24, 43-100 Tychy). Wzór formularza stanowi Załącznik nr 1. 5. Zwrot należnych płatności następuje w terminie do 14 dni przy użyciu tego samego sposobu zapłaty.

1. Odpowiedzialność ustawowa: Sprzedawca ponosi odpowiedzialność za zgodność Oprogramowania i Usług cyfrowych z Umową na zasadach określonych w Rozdziale 5b Ustawy o prawach konsumenta. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają praw konsumenckich. 2. Reklamacje: Zgłoszenia dotyczące niezgodności z Umową należy przesyłać na contact@jakubdyrszka.dev lub listownie. 3. Termin: Odpowiedź na reklamację Konsumenta udzielana jest w terminie 14 dni na Trwałym nośniku. 4. Uprawnienia: Konsument może żądać doprowadzenia do zgodności z Umową, obniżenia ceny lub odstąpienia od Umowy (jeżeli brak zgodności jest istotny). 5. Wsparcie techniczne (support): Pytania konfiguracyjne i zgłoszenia serwisowe nie stanowią formalnej reklamacji i są realizowane sukcesywnie.

1. Sprzedawca może okresowo udostępniać aktualizacje Oprogramowania obejmujące poprawki bezpieczeństwa, stabilności, dostosowanie do nowych wersji systemów operacyjnych oraz rozwój funkcji. 2. W ramach aktywnej Subskrypcji aktualizacje udostępniane są bez dodatkowych opłat. 3. Obowiązki ustawowe: Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają obowiązków Sprzedawcy wynikających z przepisów dotyczących zgodności świadczenia z Umową (w tym dostarczania aktualizacji niezbędnych do zachowania zgodności z art. 43k Ustawy o prawach konsumenta). 4. Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za brak zgodności wynikający wyłącznie z niezainstalowania przez Klienta udostępnionej aktualizacji, o której Klient został należycie poinformowany.

1. Architektura Lokalna (Zero-Cloud / Local-First dla danych medycznych): a) Oprogramowanie PhysioNotes funkcjonuje w modelu bazy lokalnej. Wszelkie dane wprowadzane przez Użytkownika – w tym dane osobowe pacjentów, wywiady, opisy zabiegów, diagnozy i historia wizyt – są zapisywane i przetwarzane wyłącznie lokalnie na urządzeniu Użytkownika w postaci zaszyfrowanej bazy danych. b) W ramach standardowego działania Oprogramowania Sprzedawca nie uzyskuje dostępu do danych pacjentów wprowadzanych przez Użytkownika do lokalnej bazy danych, nie przechowuje ich na swoich serwerach, nie synchronizuje ich w chmurze ani ich nie podgląda. 2. Status Użytkownika jako Administratora Danych Osobowych (ADO): Użytkownik jest wyłącznym Administratorem Danych Osobowych swoich pacjentów (art. 4 pkt 7 RODO) i ponosi pełną odpowiedzialność za wdrożenie właściwych środków ochrony (silne hasło/PIN, szyfrowanie dysku BitLocker/FileVault, blokada ekranu, antywirus). 3. Obowiązek backupu: a) PhysioNotes nie stanowi usługi automatycznego tworzenia kopii zapasowych w chmurze. b) Użytkownik jest bezpośrednio odpowiedzialny za regularne wykonywanie kopii zapasowych lokalnej bazy danych oraz ich przechowywanie w sposób bezpieczny. c) Sprzedawca nie odpowiada za utratę danych wynikającą z awarii sprzętu Użytkownika, złośliwego oprogramowania, kradzieży urządzenia czy zapomnienia hasła/kodu PIN. 4. Dane licencyjne i telemetria administracyjna: W celu aktywacji licencji Oprogramowanie przesyła do serwera licencyjnego wyłącznie dane techniczne: adres e-mail przypisany do licencji, zanonimizowany skrót sprzętowy deviceId, status licencji oraz numer wersji. Żadne dane pacjentów nie opuszczają urządzenia Użytkownika.

1. Sprzedawca przetwarza dane osobowe Klientów jako Administrator Danych Osobowych w celach zawarcia i realizacji Umowy, obsługi Konta, rozliczeń podatkowych oraz rozpatrywania reklamacji (zgodnie z RODO). 2. Szczegółowe zasady określa Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.

1. Sprzedawca może zawiesić lub wypowiedzieć Licencję z ważnych przyczyn (piractwo, obchodzenie zabezpieczeń, brak płatności). 2. W przypadku braku płatności Sprzedawca wysyła upomnienie e-mail z terminem uregulowania należności; dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu dostęp ulega zawieszeniu. 3. Uprawnienie to nie narusza praw Klienta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa ani nie wpływa na obowiązki dotyczące zgodności świadczenia z Umową. 4. Zawieszenie licencji nie usuwa lokalnego pliku bazy danych z urządzenia Użytkownika.

1. Niniejszy paragraf stosuje się wyłącznie do Klientów będących zwykłymi Przedsiębiorcami (z wyłączeniem Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta). 2. Wyłączenie rękojmi: Odpowiedzialność Sprzedawcy z tytułu rękojmi za wady oraz za brak zgodności Treści lub Usługi cyfrowej z Umową zostaje wobec Przedsiębiorców całkowicie wyłączona. 3. Ograniczenie odszkodowawcze: Odpowiedzialność odszkodowawcza Sprzedawcy ograniczona jest wyłącznie do rzeczywistej szkody (damnum emergens), z wyłączeniem utraconych korzyści, oraz do łącznej kwoty uiszczonej przez Przedsiębiorcę z tytułu subskrypcji w okresie ostatnich 12 miesięcy. 4. Klauzula salwatoryjna: Powyższe ograniczenia nie dotyczą Konsumentów ani Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

1. Sprzedawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn prawnych lub technicznych (zmiana prawa, funkcji Oprogramowania, operatorów płatności, bezpieczeństwa). 2. Klienci z aktywną Subskrypcją są powiadamiani mailowo z wyprzedzeniem min. 14 dni. 3. Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych przed datą wejścia w życie zmian. 4. W przypadku braku akceptacji nowej treści Klient ma prawo wypowiedzieć subskrypcję ze skutkiem na koniec bieżącego opłaconego okresu.

1. Klient będący Konsumentem ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń (m.in. powiatowi/miejscy rzecznicy konsumentów, Wojewódzkie Inspektoraty Inspekcji Handlowej oraz Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów UOKiK). 2. Skorzystanie z pozasądowych metod rozwiązywania sporów ma charakter dobrowolny.

1. Prawo właściwe: Umowy podlegają prawu polskiemu, bez uszczerbku dla bezwzględnie obowiązujących przepisów ochrony konsumenckiej kraju pobytu Konsumenta. 2. Sąd właściwy: Spory z podmiotami B2B rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla adresu Sprzedawcy. Wobec Konsumentów właściwość określają przepisy ogólne k.p.c. 3. Data wejścia w życie: 16 lipca 2026 r. --- ZAŁĄCZNIK NR 1: WZÓR ODSTĄPIENIA OD UMOWY (do przesłania na adres: Jakub Dyrszka, ul. Szuwarków 24, 43-100 Tychy lub contact@jakubdyrszka.dev) „Niniejszym informuję o odstąpieniu od Umowy o dostarczanie: PhysioNotes [plan]. Numer zamówienia: [...] | Data zawarcia: [...] Imię i nazwisko: [...] | Adres: [...] | E-mail: [...] Data: [...] | Podpis (przy wersji papierowej): [...]”